Toda geração de receita de uma
empresa vem acompanhada de uma nota fiscal de saída.
É proibido vender produtos ou prestar serviços
sem emissão de documento fiscal, o que configura crime de sonegação de
impostos.
Ou seja, as notas estão sempre
presentes nos negócios e são de fundamental importância para todos eles. E, por
isso, é preciso saber como se faz a emissão, quais são os dados necessários e
obrigatórios e a diferença entre as notas de saída e entrada.
Acompanhe a seguir tudo o que
você precisa saber sobre essas questões para proceder corretamente.
Diferença entre notas de entrada
e saída
A distinção entre os documentos
fiscais é simples. Enquanto a saída registra prestação de serviço ou venda —
faturamento —, a de entrada oficializa uma compra ou tomada de serviço. Mas
ambas podem configurar também operações sem movimentação de valores, como envio
de produto para amostra ou recebimento de mercadoria em bonificação.
Em resumo, as saídas partem do
empreendimento. E nas entradas ele é agente passivo da operação — tanto que
geralmente não emite documento por isso, apenas o recebe do agente.
Emissão da nota fiscal de saída
Primeiramente, precisamos dizer
que o documento fiscal sempre deve ser emitido previamente no caso de venda —
pois mercadorias não podem circular sem nota. Já na prestação de serviços, a
emissão pode ser feita posteriormente, sendo expedida uma ordem de serviço
anterior ao fato gerador do faturamento.
Destinatário ou tomador
O receptor do documento precisa
ter os dados completos de endereço e, conforme a situação do tomador, outros
campos, como Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) ou CPF, Inscrição
Estadual e/ou Inscrição Municipal, informados na nota fiscal de saída.
Objeto da transação
A descrição da mercadoria ou do
serviço deve ser a mais completa possível. No caso de produtos, as quantidades,
os valores unitários, totais e de impostos e a Nomenclatura Comum do Mercosul
(NCM) precisam ser informados.
Para os serviços, os dados de
valor total e impostos são obrigatórios. Outros dados podem também ser
necessários, mas como serviços são regulamentados por municípios, cada um tem
processo próprio para emissão de documento pelo prestador e há diversas
diferenças entre cidades.
Frete
Nas vendas, deve-se escolher
entre frete por conta de destinatário ou de emissor, ou ainda operação sem
frete. Independentemente da contratação de terceiros pelo responsável pela
entrega, o CNPJ e os dados do motorista e do veículo devem ser preenchidos,
além de embalagem de transporte e número de unidades.
Classificação fiscal da operação
Como a nota fiscal de saída para
prestação de serviço é sempre de soberania do município responsável, nem todas
elas pedem esse dado.
Mas nas vendas de mercadorias, a
informação é sempre obrigatória. É preciso então selecionar de acordo com o
regime tributário da empresa e com o que a legislação diz sobre a operação. Por
exemplo, a mercadoria pode ser tributada com ou sem substituição tributária de
Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) .
Informações adicionais
Esse campo é destinado a algo que
a empresa necessite escrever, como ordem de compra recebida, crédito de ICMS
dado ou impossibilidade de geração dele por alguma situação prevista em lei.
Validação e transmissão
Após o preenchimento de todos
esses dados, é preciso validar a nota. Para isso, osoftware de elaboração e
emissão da nota fiscal de saída verifica se todos os dados e cálculos estão
corretos.
Então, o documento é assinado,
recebendo a identidade da empresa emissora. Depois disso, é feita a transmissão
à Secretaria da Fazenda. Esse último processo é o envio do conteúdo elaborado
ao órgão de fiscalização para liberação do seu uso e do arquivo XML.
Fonte: Sage Negócios
VP Consultoria – Solução
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