De acordo com
a Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos
– ABGD, as
empresas perdem um documento a cada 12 segundos no Brasil. E por que isso
ocorre?
Muitas
companhias ainda produzem documentos de papel e mantém todo o processo de
aprovação e de assinatura no meio físico. Os motivos podem ser muitos, como,
por exemplo, por conta da falsa sensação de segurança de administrar um
documento que pode ser tocado, ao contrário do arquivo eletrônico que se resume
a bytes. Há também uma questão cultural. Afinal: o papel desde sempre foi um
grande aliado das companhias, porque permite o registro das informações.
Mas será que
gerar e acumular papel é mesmo eficiente e seguro? A resposta é não. Em relação
à eficiência, basta pensar num almoxarifado com milhões de documentos. Como
encontrar um documento específico? Quanto tempo demanda? Quanto custa manter um
funcionário dedicado a essa organização? Em relação à segurança, documentos de
papel estão suscetíveis a acidentes, como incêndios, e ao tempo - deterioração.
Em tempos em
que a tecnologia permite a migração dos processos físicos para o digital com
total segurança, vale a pena a mudança de cultura. A Certisign, por exemplo,
desenvolveu o Portal de
Assinaturas, que
viabiliza a assinatura digital, o envio e o armazenamento de documentos no
ambiente eletrônico, onde os arquivos podem ser facilmente organizados e,
consequentemente, encontrados.
Disponível na
versão web e APP, na plataforma é possível assinar qualquer tipo de arquivo
eletrônico, como PDFs, Doc, MP3, entre outros formatos. Basta ter um
Certificado Digital válido e acesso à internet.
No quesito
segurança, o Portal de Assinaturas tem controle de alçadas e poderes. Ou seja:
é possível definir quem pode assinar ou acessar determinado documento. A
ferramenta está disponível no www.portaldeassinaturas.com.br e é possível experimentar
gratuitamente.
Fonte: Blog Contabeis.
VP Consultoria - Solução definitiva na gestão da sua empresa.
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